Der Vorteil einer stabilen Kalkulation

In vielen Betrieben hängt die Kalkulation an Personen. Erfahrene Kalkulatoren schätzen Zeiten, wählen Zuschläge und runden nach ihrem Gespür für Kunde und Markt. Das funktioniert, solange niemand nachrechnet, ob ein Kollege dasselbe Teil genauso bepreist hätte.

Genau diese Frage untersucht die Forschung zu Urteilsentscheidungen. Sie unterscheidet zwei Arten von Fehlern: die systematische Verzerrung, bei der alle in dieselbe Richtung danebenliegen, und die zufällige Streuung, bei der Fachleute denselben Fall unterschiedlich beurteilen. Diese Streuung nennen Daniel Kahneman und seine Mitautoren „Noise“.¹²

Verzerrungen fallen auf, weil sie sich in eine Richtung summieren. Streuung dagegen bleibt unsichtbar, solange niemand dieselben Fälle von mehreren Personen bewerten lässt. Genau das haben Kahneman und seine Kollegen getan.¹

In einer Versicherung bepreisten 48 erfahrene Underwriter dieselben realistischen Fälle.¹ Underwriter bewerten Risiken und legen fest, was eine Police kostet, und ihre Aufgabe ähnelt damit der eines Kalkulators.

Vorab wurden die Führungskräfte gefragt, welchen Unterschied sie zwischen zwei Underwritern erwarten. Sie gingen von etwa 10 % aus.¹ Tatsächlich lag der typische Unterschied im Median bei 55 %, also bei mehr als dem Fünffachen.¹

Bei Schadensregulierern lag der Unterschied bei 43 %.¹ Die Fachleute waren erfahren und bearbeiteten dieselben Fälle, trotzdem kamen sie zu sehr verschiedenen Ergebnissen. Ihren Vorgesetzten war das Ausmaß nicht bewusst.¹

Bemerkenswert ist dabei weniger die Höhe der Werte als die Fehleinschätzung. Wer die Streuung im eigenen Haus nicht kennt, sieht keinen Anlass, etwas dagegen zu tun, und genau darin liegt ihre eigentliche Gefahr.

Die Untersuchung stammt aus der Versicherungswirtschaft, nicht aus der Fertigung, und ihre Zahlen lassen sich nicht auf die Kalkulation umrechnen. Übertragbar ist der Mechanismus: Wo Fachleute auf Grundlage ihrer Erfahrung schätzen, entsteht Streuung, die niemand bemerkt, solange niemand vergleicht.

In der Angebotskalkulation bedeutet Streuung, dass der Preis eines Teils davon abhängt, wer es kalkuliert. Liegt der Preis zu hoch, geht der Auftrag an einen Wettbewerber. Liegt er zu niedrig, gewinnt der Betrieb den Auftrag und verliert dabei Marge.

Beides bleibt oft unbemerkt, denn ein verlorenes Angebot führt kaum jemand auf die Kalkulation zurück. Eine zu knappe Marge zeigt sich erst in der Nachkalkulation, sofern es eine gibt. So entstehen Verluste, die in keiner Auswertung als solche erscheinen.

Hinzu kommt der Blick des Kunden. Fragt er ähnliche Teile mehrfach an und erhält Preise, die er sich nicht erklären kann, wirkt der Betrieb uneinheitlich. Das schwächt das Vertrauen, auf dem eine langfristige Lieferbeziehung beruht.

Kahneman und seine Mitautoren nennen als Gegenmittel feste Regeln und Verfahren, im Extremfall Algorithmen.¹² Der Gedanke dahinter ist naheliegend, denn eine Regel urteilt bei gleichen Eingaben immer gleich. Tagesform, Zeitdruck und persönliche Vorlieben spielen dann keine Rolle mehr.

Eine regelbasierte Kalkulation leitet den Preis aus festgelegten Schritten ab, etwa aus Werkstoff, Bearbeitungszeiten, Maschinenstundensätzen und Zuschlägen. Für gleiche Eingaben liefert sie immer denselben Preis. Damit verschwindet die Streuung zwischen Personen, und jeder Unterschied im Preis hat einen benennbaren Grund.

1. GleichbleibendGleiche Teile erhalten gleiche Preise, gleich wer im Betrieb das Angebot erstellt. Kunden erleben den Betrieb dadurch als verlässlich.
2. NachvollziehbarJede Position lässt sich erklären, vom Rüsten bis zum Zuschlag. Das hilft bei Rückfragen des Kunden und bei der eigenen Nachkalkulation.
3. LernbarNeue Mitarbeitende verstehen die Regeln und können sich daran orientieren. Das Wissen des Betriebs hängt damit nicht mehr an einzelnen Personen.
4. Sofort wirksamÄndern sich Stundensätze oder Zuschläge, wirkt die Änderung sofort in allen neuen Kalkulationen. Niemand muss dafür alte Gewohnheiten umstellen.

Für die Geschäftsführung hat das einen weiteren Vorteil. Weil jede Kalkulation denselben Regeln folgt, lassen sich Angebote vergleichen und auswerten, etwa welche Teile regelmäßig gewonnen und welche verloren werden. Auf dieser Grundlage lässt sich die Preisstrategie gezielt steuern, statt sie aus Einzelfällen abzuleiten.

Eine stabile Kalkulation macht den Betrieb außerdem unabhängiger von einzelnen Personen. Fällt ein erfahrener Kalkulator aus oder geht er in den Ruhestand, bleibt sein Wissen in den Regeln erhalten. Wer nachfolgt, kann dort weiterarbeiten, wo er aufgehört hat, und muss nicht von vorn beginnen.

Besonders deutlich wird der Nutzen fester Regeln bei der Mengenstaffel. Weil Rüsten und Programmieren einmal je Auftrag anfallen, verteilen sie sich auf die Stückzahl, während Werkstoff und Bearbeitungszeit mit jedem Stück wiederkehren. Eine Kalkulation nach Regeln rechnet diesen Zusammenhang für jede Menge vollständig und nach demselben Muster durch.

In der Beispielrechnung für eine Flanschbuchse kostet ein einzelnes Stück 428,67 €.³ Bei 10 Stück sinkt der Stückpreis auf 112,37 €, bei 50 Stück auf 84,25 €.³ Wer diese Staffel von Hand schätzt, muss sie für jede Menge neu abwägen, während eine Regel sie jedes Mal auf dieselbe Weise ableitet.

Bei kleinen Losgrößen ist das besonders wichtig, weil das Rüsten dort stark ins Gewicht fällt. Wer es zu niedrig ansetzt, verschenkt bei Einzelteilen Geld, und wer es zu hoch ansetzt, verliert Anfragen, die bei richtiger Rechnung lohnend gewesen wären. Eine Regel sorgt dafür, dass dieser Anteil jedes Mal nach demselben Maßstab verteilt wird.

Ein häufiger Einwand lautet, Regeln könnten die Erfahrung eines guten Kalkulators nicht ersetzen. Das sollen sie auch nicht, denn gute Regeln entstehen aus dieser Erfahrung. Was erfahrene Fachleute über Werkstoffe, Maschinen und Aufspannungen wissen, fließt in die Regeln ein und steht dann allen im Betrieb zur Verfügung.

Der Mensch behält das letzte Wort. Er kann jeden Preis anpassen, etwa für einen wichtigen Kunden oder für einen Auftrag, der eine freie Maschine auslastet. Der Unterschied liegt darin, dass eine solche Abweichung bewusst geschieht und sichtbar bleibt, statt zufällig zu entstehen.

Gute Regeln werden außerdem gepflegt. Zeigt die Nachkalkulation, dass eine Bearbeitungszeit regelmäßig zu knapp angesetzt ist, wird die Regel angepasst, und die Korrektur gilt ab dann für alle Angebote. So lernt der Betrieb als Ganzes, statt dass jede Erkenntnis bei einer einzelnen Person bleibt.

Damit verändert sich die Rolle der Kalkulation. Sie liefert einen verlässlichen und nachvollziehbaren Ausgangspreis, und die Fachleute im Betrieb entscheiden, wo sie davon abweichen. Darin liegt der Vorteil einer stabilen Kalkulation, denn sie überlässt Entscheidungen nicht dem Zufall.